e-tax invoice คืออะไร ใช้แทนกระดาษได้ไหม

Wynn
21 ต.ค. 26
17:22
3 views

e-tax invoice คือ ใบกำกับภาษีที่จัดทำและส่งมอบในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้แทนใบกำกับภาษีกระดาษได้เมื่อดำเนินการตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร ทั้งการจัดทำ การรับรองความถูกต้อง การส่งมอบ และการเก็บรักษา แต่การสแกนใบกำกับภาษีหรือส่งไฟล์ PDF ให้ลูกค้าเพียงอย่างเดียว ไม่ได้ทำให้เอกสารนั้นเป็น e-Tax Invoice ที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

e-Tax Invoice กับใบกำกับภาษีกระดาษต่างกันอย่างไร?

e-Tax Invoice และใบกำกับภาษีกระดาษใช้เป็นหลักฐานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มได้ตามเงื่อนไขของแต่ละรูปแบบ ความแตกต่างสำคัญอยู่ที่วิธีจัดทำ การรับรองเอกสาร การส่งมอบ และการจัดเก็บ ไม่ใช่เพียงการเปลี่ยนจากกระดาษมาเป็นไฟล์บนคอมพิวเตอร์

รูปแบบเอกสารต่างกันอย่างไร?

ใบกำกับภาษีกระดาษเป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจัดทำและส่งมอบในรูปแบบสิ่งพิมพ์ ส่วน e-Tax Invoice เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องจัดทำตามข้อกำหนดของระบบที่เลือกใช้ โดยมีวิธีรับรองความถูกต้องของเอกสารแตกต่างกัน

ตัวอย่างเช่น ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ใช้ลายมือชื่อดิจิทัลตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ขณะที่ระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp ใช้การประทับรับรองเวลาผ่านระบบที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น ไฟล์ PDF ทั่วไปจึงไม่ใช่ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่สมบูรณ์เสมอไป

การออกและส่งมอบเอกสารต่างกันอย่างไร?

ใบกำกับภาษีกระดาษต้องมีการจัดทำเอกสารและส่งมอบให้ผู้ซื้อ ส่วน e-Tax Invoice สามารถจัดทำและส่งผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ตามเงื่อนไขของระบบ ช่วยลดขั้นตอนการพิมพ์และการจัดส่งเอกสารทางกายภาพ

สำหรับระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp กรมสรรพากรอธิบายว่าใบกำกับภาษีที่ผู้ซื้อได้รับทางอีเมลต้องมีการประทับรับรองเวลาจาก ETDA จึงถือเป็นใบกำกับภาษีฉบับสมบูรณ์ ผู้ซื้อจึงควรตรวจว่าได้รับเอกสารที่ผ่านการรับรองแล้ว ไม่ใช่เพียงไฟล์ฉบับร่างที่ผู้ขายส่งมา (2025-02-27) [1]

การจัดเก็บและตรวจสอบเอกสารต่างกันอย่างไร?

ใบกำกับภาษีกระดาษต้องจัดเก็บในลักษณะที่สามารถค้นหาและนำมาแสดงเมื่อตรวจสอบได้ ส่วน e-Tax Invoice สามารถจัดเก็บเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยต้องรักษาความครบถ้วนของข้อมูลและสามารถเรียกดูเอกสารได้ตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

การจัดเก็บแบบดิจิทัลช่วยลดพื้นที่เก็บแฟ้มเอกสาร แต่ผู้ประกอบการต้องดูแลระบบสำรองข้อมูล การกำหนดสิทธิผู้เข้าถึง และความปลอดภัยของไฟล์ด้วย เพราะการเปลี่ยนรูปแบบเอกสารไม่ได้ทำให้หน้าที่เก็บรักษาหลักฐานทางภาษีหมดไป

ค่าใช้จ่ายและความสะดวกต่างกันอย่างไร?

ใบกำกับภาษีกระดาษอาจมีต้นทุนค่าพิมพ์ กระดาษ ซองเอกสาร การจัดส่ง และพื้นที่จัดเก็บ ส่วน e-Tax Invoice อาจช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ แต่มีต้นทุนด้านโปรแกรม ระบบจัดการเอกสาร และการดูแลข้อมูลเข้ามาแทน

ธุรกิจที่ออกเอกสารจำนวนมากอาจได้รับประโยชน์จากการลดงานซ้ำและการค้นหาเอกสารที่รวดเร็วขึ้น ขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กควรเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายของระบบกับจำนวนเอกสารที่ออกจริง ไม่ควรสรุปว่าเอกสารดิจิทัลประหยัดกว่ากระดาษทุกกรณี

ตารางเปรียบเทียบ e-Tax Invoice กับใบกำกับภาษีกระดาษ

ประเด็น	e-Tax Invoice	ใบกำกับภาษีกระดาษ
รูปแบบ	ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์	เอกสารสิ่งพิมพ์
การรับรอง	ตามวิธีที่ระบบอิเล็กทรอนิกส์กำหนด	ตามหลักเกณฑ์ของใบกำกับภาษีกระดาษ
การส่งมอบ	ช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ตามเงื่อนไข	ส่งมอบเอกสารกระดาษ
การจัดเก็บ	เก็บเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์	เก็บเป็นเอกสารกระดาษ
การค้นหา	ค้นผ่านระบบจัดเก็บข้อมูล	ค้นจากแฟ้มหรือระบบจัดเก็บเอกสาร
ต้นทุนที่ควรพิจารณา	โปรแกรม ระบบ และการดูแลข้อมูล	กระดาษ การพิมพ์ การจัดส่ง และพื้นที่เก็บ
การใช้เป็นหลักฐานภาษี	ใช้ได้เมื่อถูกต้องตามหลักเกณฑ์	ใช้ได้เมื่อถูกต้องตามหลักเกณฑ์

ทั้งสองรูปแบบสามารถใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้ แต่ผู้ประกอบการต้องจัดทำเอกสารให้ถูกต้องตามข้อกำหนดของรูปแบบที่เลือกใช้ ไม่ใช่เพียงเปลี่ยนวิธีส่งเอกสารแล้วถือว่ามีผลทางกฎหมายเหมือนกันทันที

ธุรกิจควรเตรียมอะไรหากต้องการเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice?

ก่อนเปลี่ยนระบบ ผู้ประกอบการควรตรวจสถานะการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เลือกวิธีออกเอกสารที่เหมาะกับกิจการ และเตรียมข้อมูลให้พร้อม เพื่อให้การจัดทำและส่งมอบใบกำกับภาษีเป็นไปอย่างถูกต้อง

ต้องตรวจสิทธิและเลือกระบบแบบไหน?

ผู้ประกอบการควรเริ่มจากตรวจว่าตนมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ จากนั้นจึงเลือกระบบที่เหมาะกับปริมาณเอกสารและความพร้อมด้านเทคโนโลยี โดยระบบหลักที่ควรทำความเข้าใจมีดังนี้

e-Tax Invoice & e-Receipt: เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบที่รองรับการลงลายมือชื่อดิจิทัล
e-Tax Invoice by Time Stamp: เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านกระบวนการประทับรับรองเวลา โดยไม่จำเป็นต้องใช้วิธีลงลายมือชื่อดิจิทัลแบบเดียวกับระบบแรก

บทความ LnwShop Pro Blog ที่เผยแพร่เมื่อวันที่ 28 มกราคม 2025 อธิบายว่าระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp เหมาะกับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และมีปริมาณเอกสารไม่มาก อย่างไรก็ตาม ตัวเลขนี้ควรใช้เพื่ออธิบายกลุ่มผู้ประกอบการเป้าหมาย ไม่ใช่ตีความว่าเป็นข้อห้ามทางกฎหมายสำหรับผู้มีรายได้สูงกว่านั้นโดยอัตโนมัติ (2025-01-28) [2]

ต้องเตรียมข้อมูล ระบบ และวิธีเก็บรักษาอย่างไร?

ธุรกิจควรเตรียมข้อมูลผู้ขาย ผู้ซื้อ รายละเอียดสินค้าและบริการ เลขที่เอกสาร และข้อมูลภาษีให้ครบถ้วน พร้อมตรวจว่าโปรแกรมที่ใช้อยู่รองรับการจัดทำเอกสารตามระบบที่เลือกหรือไม่

นอกจากนี้ ควรกำหนดผู้รับผิดชอบการออกเอกสาร วิธีตรวจความถูกต้องก่อนส่งมอบ การสำรองข้อมูล และแนวทางแก้ไขเมื่อออกเอกสารผิด เพื่อป้องกันปัญหาเอกสารสูญหายหรือข้อมูลไม่ตรงกับรายการขายจริง

ตัวอย่างสมมติ e-Tax Invoice ประหยัดกว่าไหม?

ตัวอย่างสมมติ ร้านค้าแห่งหนึ่งออกใบกำกับภาษี 200 ฉบับต่อเดือน โดยกำหนดต้นทุนกระดาษรวมค่าพิมพ์และจัดส่งเฉลี่ย 12 บาทต่อฉบับ ส่วนระบบดิจิทัลมีต้นทุนดำเนินการ 3 บาทต่อฉบับ และค่าระบบรายเดือน 1,500 บาท

รายการ	ใบกำกับภาษีกระดาษ	e-Tax Invoice
จำนวนเอกสารต่อเดือน	200 ฉบับ	200 ฉบับ
ต้นทุนต่อฉบับ	12 บาท	3 บาท
ต้นทุนตามจำนวนเอกสาร	2,400 บาท	600 บาท
ค่าระบบรายเดือน	0 บาท	1,500 บาท
ต้นทุนรวมต่อเดือน	2,400 บาท	2,100 บาท

จากตัวอย่างสมมติ ร้านค้าจะมีต้นทุนลดลง 300 บาทต่อเดือนเมื่อใช้ e-Tax Invoice แต่ผลลัพธ์นี้ไม่ได้หมายความว่าทุกธุรกิจจะประหยัดเท่ากัน เพราะต้นทุนจริงขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสาร ค่าบริการระบบ และค่าใช้จ่ายในการเริ่มใช้งาน ดังนั้น ผู้ประกอบการควรคำนวณ จุดคุ้มทุน จากต้นทุนของทั้งสองรูปแบบ เพื่อประเมินว่าต้องออกเอกสารจำนวนเท่าไรจึงจะคุ้มกับการเปลี่ยนระบบ

สรุป e-Tax Invoice ใช้แทนกระดาษได้ไหม?

e-Tax Invoice ใช้แทนใบกำกับภาษีกระดาษได้เมื่อจัดทำ รับรอง ส่งมอบ และเก็บรักษาตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร ความแตกต่างไม่ได้อยู่ที่รูปแบบไฟล์เท่านั้น แต่รวมถึงวิธีตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารด้วย ธุรกิจที่ต้องการเปลี่ยนระบบควรตรวจสิทธิ เลือกวิธีออกเอกสารให้เหมาะสม และเปรียบเทียบต้นทุนจริงก่อนเริ่มใช้งาน