สต๊อกสินค้า Excel ทำตารางรับเข้า ขายออก และเช็กยอดคงเหลือ

J. Kanji
28 ก.ย. 26
11:48
10 views

สต๊อกสินค้า excel ช่วยให้เห็นว่าสินค้าแต่ละรหัสรับเข้ามาเท่าไร ขายออกไปเท่าไร และควรเหลืออยู่กี่ชิ้น เริ่มทำได้ด้วยตารางบันทึกรายการหนึ่งชีต และตารางสรุปอีกหนึ่งชีต เมื่อมีการเคลื่อนไหวก็เพิ่มรายการใหม่ แล้วใช้สูตรรวมยอดตามรหัสสินค้า ก่อนนำตัวเลขไปเทียบกับสินค้าที่นับได้จริง

วิธีทำตารางสต๊อกสินค้าใน Excel

เริ่มจากกำหนดหน่วยนับ และรหัสสินค้าให้ชัด แล้วทำชีตหนึ่งสำหรับบันทึกรับเข้าและขายออก ส่วนอีกชีตใช้สรุปยอดคงเหลือ ของสินค้าแต่ละรหัส เมื่อจัดตารางเรียบร้อย ให้ทดลองกรอกรายการ และตรวจผลของสูตรก่อนใช้งานจริง จากนั้นจึงนับสินค้าเป็นระยะ เพื่อตรวจว่ายอดในไฟล์ตรงกับของที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 1 กำหนดหน่วยนับให้ชัดเจน

ก่อนสร้างตาราง ให้เลือกก่อนว่าจะนับสินค้าเป็นชิ้น กล่อง แพ็ก หรือหน่วยอื่น หากสินค้าชนิดเดียวกัน มีทั้งแบบยกกล่องและแยกชิ้น ควรกำหนดหน่วยหลัก และอัตราแปลงไว้ให้ชัด ไม่เช่นนั้นยอดรับเข้ากับยอดขายออก อาจนำมาหักลบกันผิดหน่วย

ขั้นตอนที่ 2 สร้างชีตสำหรับบันทึกการเคลื่อนไหว

ตั้งชื่อชีตแรกว่า รายการสต๊อก แล้วใส่หัวคอลัมน์ ได้แก่ วันที่ เลขที่เอกสาร รหัสสินค้า ชื่อสินค้า รับเข้า ขายออก และหมายเหตุ ใช้หนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการ เพื่อให้ย้อนดูได้ว่าสินค้าเปลี่ยนจำนวนเมื่อใด หากมีสินค้าเข้าหลายรหัส ในใบรับเดียวกัน ให้แยกเป็นหลายแถว โดยใช้เลขที่เอกสารเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 3 ตั้งรหัสสินค้าให้ไม่ซ้ำกัน

กำหนดรหัสให้สินค้าแต่ละแบบ เช่น P001 สำหรับแก้วสีขาว และ P002 สำหรับแก้วสีดำ แม้ชื่อสินค้าจะคล้ายกัน รหัสที่ต่างกันจะช่วยไม่ให้สูตรนำยอดมารวมผิดรุ่น เมื่อเริ่มใช้รหัสแล้ว ควรใช้รูปแบบเดิมทุกครั้งที่บันทึกรายการ

ขั้นตอนที่ 4 ลงยอดตั้งต้นจากการนับสินค้าจริง

นับสินค้าที่มีอยู่ ณ วันเริ่มทำตาราง แล้วบันทึกเป็นรายการรับเข้า พร้อมเขียนหมายเหตุว่า “ยอดตั้งต้น” วิธีนี้ทำให้สูตรคงเหลือ รวมยอดเดิมกับรายการใหม่ได้ ในรูปแบบเดียวกัน ตัวอย่างเช่น นับแก้วรหัส P001 ได้ 30 ใบ ก็ใส่ 30 ในช่องรับเข้าและเว้นช่องขายออกไว้

ขั้นตอนที่ 5 บันทึกรับเข้าสินค้าทุกครั้ง

เมื่อสินค้าเข้าร้าน ให้เพิ่มแถวใหม่พร้อมวันที่ รหัสสินค้า และจำนวนในช่องรับเข้า ตรวจจำนวนที่ได้รับจริงก่อนกรอก เพราะจำนวนบนใบสั่งซื้อ อาจต่างจากของที่ส่งมาถึง หากต้องตามหาความคลาดเคลื่อนภายหลัง เลขที่ใบส่งของในคอลัมน์เอกสารจะช่วยได้

ขั้นตอนที่ 6 บันทึกยอดขายออกตามรหัสสินค้า

เมื่อขายหรือส่งมอบสินค้า ให้เพิ่มรายการในแถวใหม่ และกรอกจำนวนในช่องขายออก ระบุรหัสสินค้าให้ตรงกับสินค้าที่หยิบจริง โดยเฉพาะสินค้าที่ต่างกันเพียงขนาดหรือสี หากมีการยกเลิกการขาย ควรบันทึกรายการแก้ไขพร้อมหมายเหตุ แทนการลบประวัติเดิมทันที

ขั้นตอนที่ 7 แยกรายการคืน และปรับยอดออกจากการขายปกติ

สินค้าคืนจากลูกค้า อาจบันทึกในช่องรับเข้าได้ แต่ต้องระบุหมายเหตุว่า “คืนสินค้า” และตรวจสภาพก่อนนับรวมเป็นของพร้อมขาย ส่วนสินค้าชำรุดหรือสูญหาย ให้บันทึกจำนวนที่ลดลง พร้อมเหตุผลที่ตรวจสอบได้ การใส่เหตุผลไว้ในแต่ละแถว ช่วยให้ยอดที่เปลี่ยนไปมีที่มา

ขั้นตอนที่ 8 เปลี่ยนช่วงข้อมูลให้เป็น Table

คลุมหัวตารางและข้อมูลในชีต รายการสต๊อก แล้วกด Ctrl+T ตรวจว่าเลือก My table has headers ก่อนกด OK จากนั้นคลิกในตาราง เปิดแท็บ Table Design และตั้งชื่อในช่อง Table Name ว่า StockLog เมื่อเพิ่มแถวใหม่ สูตรที่อ้างอิงชื่อ Table และคอลัมน์จะปรับช่วงข้อมูลตามตารางได้ (2026) [1]

ขั้นตอนที่ 9 สร้างชีตสรุปยอดตามสินค้า

เพิ่มชีตชื่อ สรุปสต๊อก แล้วสร้างคอลัมน์ รหัสสินค้า ชื่อสินค้า รับเข้ารวม ขายออกรวม คงเหลือตามตาราง นับได้จริง และผลต่าง ใส่รหัสสินค้าแต่ละรหัสเพียงหนึ่งแถว เพื่อให้เห็นยอดรวม โดยไม่ต้องไล่ดูรายการรับและขายทั้งหมด ชีตนี้ควรใช้แสดงผล ส่วนรายการเคลื่อนไหวให้บันทึกในชีตแรก

ขั้นตอนที่ 10 รวมยอดรับเข้าและขายออกด้วยสูตร

สมมติว่ารหัสสินค้าแรกอยู่ที่ A2 ในชีต สรุปสต๊อก ให้ใส่สูตรรับเข้ารวมใน C2 และขายออกรวมใน D2 ดังนี้

C2: =SUMIFS(StockLog[รับเข้า],StockLog[รหัสสินค้า],A2)
D2: =SUMIFS(StockLog[ขายออก],StockLog[รหัสสินค้า],A2)

SUMIFS จะรวมจำนวนเฉพาะแถว ที่มีรหัสสินค้าตรงกับ A2 จากนั้นคัดลอกสูตรลงไปตามจำนวนสินค้า หาก Excel ในเครื่องใช้เครื่องหมายอัฒภาคคั่นอาร์กิวเมนต์ ให้เปลี่ยน , เป็น ;

ขั้นตอนที่ 11 คำนวณจำนวนคงเหลือ

ที่ช่อง E2 ใส่สูตร =C2-D2 เพื่อหาจำนวนคงเหลือ ของสินค้ารหัสนั้น เช่น รับเข้ารวม 50 ชิ้น และขายออกรวม 18 ชิ้น ตารางจะแสดงคงเหลือ 32 ชิ้น สูตรนี้คิดเป็น จำนวนสินค้า ต่างจาก สูตรคำนวณเงินคงเหลือ Excel ที่ใช้ติดตามยอดเงิน จึงควรตั้งชื่อคอลัมน์ให้ชัด เพื่อไม่ให้สับสน

ขั้นตอนที่ 12 ทดลองสูตรด้วยรายการตัวอย่าง

ก่อนบันทึกสินค้าทั้งร้าน ลองใส่รายการรับเข้า และขายออกของสินค้าหนึ่งรหัส แล้วคำนวณด้วยมือ เทียบกับผลในชีตสรุป ตรวจทั้งกรณีที่รหัสเดียวกันปรากฏหลายแถว และกรณีมีสินค้าอีกหนึ่งรหัสปะปนอยู่ หากยอดไม่ตรง ให้ดูการสะกดรหัส ช่องจำนวนที่กรอก และชื่อคอลัมน์ในสูตรก่อน

ขั้นตอนที่ 13 นับสินค้าจริงแล้วหาผลต่าง

กำหนดวันตรวจนับ ใส่จำนวนที่นับได้ในคอลัมน์ F แล้วใส่สูตร =F2-E2 ในคอลัมน์ G ผลต่างเป็นบวก หมายถึงนับได้มากกว่ายอดในตาราง ส่วนผลต่างเป็นลบ หมายถึงนับได้น้อยกว่า Shopify ระบุว่าอัตราความถูกต้องของบันทึกสต๊อก ในธุรกิจค้าปลีกโดยเฉลี่ยอยู่ที่ 65% ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมยอดในไฟล์ จึงควรตรวจเทียบกับของจริงเป็นระยะ (2022-08-03) [2]

ขั้นตอนที่ 14 ตรวจสาเหตุและบันทึกการปรับยอด

หากพบผลต่าง ให้ย้อนดูรายการรับเข้า การขาย การคืนสินค้า และสินค้าชำรุด ตามเลขที่เอกสารก่อนแก้ตัวเลข เมื่อทราบสาเหตุแล้ว จึงเพิ่มรายการปรับยอดใน รายการสต๊อก พร้อมวันที่ จำนวน และคำอธิบาย ไม่ควรแก้ยอดสรุปโดยพิมพ์ทับสูตร เพราะจะทำให้ยอดครั้งต่อไป ไม่สะท้อนรายการจริง

สรุป ให้ตารางบอกยอด และให้การนับจริงยืนยันยอด

ตารางสต๊อกสินค้าใน Excel เริ่มจากรหัสสินค้าที่ชัดเจน บันทึกรับเข้าและขายออกทุกครั้ง แล้วใช้สูตรรวมยอด เพื่อคำนวณจำนวนคงเหลือ สิ่งที่ทำให้ตารางใช้ได้ต่อเนื่อง คือการลงรายการให้ทัน ตรวจสินค้าจริงเป็นระยะ และเก็บเหตุผลของการปรับยอดไว้ เมื่อพบจำนวนไม่ตรงกัน ก็จะย้อนหาสาเหตุได้ง่ายขึ้น