Google Sheet Dropdown ทำอย่างไร? สร้างเมนูเลือกหมวดรายจ่าย

J. Kanji
18 ก.ย. 26
10:45
19 views

google sheet dropdown เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราเลือกข้อมูล จากรายการที่กำหนดไว้ได้ทันที โดยไม่ต้องพิมพ์คำเดิมซ้ำทุกครั้ง เหมาะสำหรับทำตารางรายจ่าย เพราะช่วยป้องกันชื่อหมวดที่เขียนไม่ตรงกัน เช่น “ค่าอาหาร” “อาหาร” และ “ค่าอาหาร ” ซึ่งอาจถูกแยกเป็นคนละหมวดเมื่อสรุปยอด

เตรียมหัวข้อตารางรายจ่าย

เริ่มจากสร้างหัวข้อตารางในแถวแรก โดยใส่คำว่า “วันที่” ในช่อง A1 “รายการ” ในช่อง B1 “หมวดรายจ่าย” ในช่อง C1 และ “ยอดเงิน” ในช่อง D1 โครงสร้างนี้สามารถนำไปปรับใช้กับ แบบฟอร์มรายรับรายจ่าย หรือบัญชีค่าใช้จ่ายส่วนตัวได้เช่นกัน

ตัวอย่างหัวข้อตาราง

วันที่	รายการ	หมวดรายจ่าย	ยอดเงิน
18/9/2026	ซื้ออาหารกลางวัน		60
18/9/2026	เติมน้ำมัน		1000

เลือกช่องสำหรับสร้าง Dropdown

คลิกช่องแรกใต้หัวข้อ “หมวดรายจ่าย” เช่น C2 แล้วลากลงไปถึง C100 เพื่อเลือกช่วง C2:C100 ไม่ต้องลากคลุมทั้งแถว และไม่จำเป็นต้องเลือกหัวข้อในช่อง C1

หากต้องการรองรับรายการในอนาคตมากขึ้น อาจเลือกถึง C1000 ได้ แต่ไม่ควรเลือกพื้นที่มากเกินความจำเป็น เพราะ Google Sheet จำกัดจำนวนเซลล์รวมไว้ที่ 10 ล้านเซลล์ต่อไฟล์ (2022-03-14) [1]

เปิดเมนูสร้าง Dropdown

หลังจากเลือกช่วงเซลล์แล้ว ให้คลิกเมนู Insert > Dropdown ที่แถบด้านบน หน้าต่าง Data validation rules จะเปิดขึ้นทางด้านขวา และแสดงรายการเริ่มต้นอย่าง Option 1 กับ Option 2

หากไม่พบคำสั่งในเมนู Insert สามารถเข้าได้อีกทางหนึ่งด้วย Data > Data validation > Add rule จากนั้นเลือก Dropdown ในหัวข้อ Criteria

เพิ่มตัวเลือกหมวดรายจ่าย

เปลี่ยนข้อความในช่องตัวเลือก ให้เป็นชื่อหมวดที่ต้องการ เช่น “ค่าอาหาร” และ “ค่าเดินทาง” หากต้องการหมวดเพิ่มเติม ให้คลิก Add another item แล้วเพิ่ม “ค่าที่พัก” “ค่าน้ำ–ค่าไฟ” “ค่ารักษาพยาบาล” หรือ “อื่น ๆ”

ควรตั้งชื่อแต่ละหมวดให้ชัดเจน และไม่ซ้ำความหมายกัน เพราะหมวดอย่าง “เดินทาง” กับ “ค่าเดินทาง” อาจทำให้เกิดความสับสนเมื่อนำข้อมูลไปสรุปยอด

ตั้งค่าและบันทึก Dropdown

เลือกสีของแต่ละหมวดได้ตามต้องการ เพื่อช่วยให้แยกประเภทค่าใช้จ่ายด้วยสายตาได้เร็วขึ้น ในส่วน Advanced options สามารถตั้งค่าข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็น Reject the input เพื่อไม่ให้กรอกชื่อที่อยู่นอกรายการ

เลือกรูปแบบการแสดงผลเป็น Chip, Arrow หรือ Plain text แล้วคลิก Done จากนั้นลองคลิกเซลล์ในคอลัมน์หมวดรายจ่าย เพื่อตรวจว่ารายการปรากฏครบหรือไม่

กรอกรายการและยอดเงิน

Dropdown ใช้เลือกเฉพาะหมวดรายจ่าย ส่วนจำนวนเงินต้องกรอกในคอลัมน์ “ยอดเงิน” แยกกัน เช่น เลือก “ค่าอาหาร” ในช่อง C2 แล้วพิมพ์ 60 ลงในช่อง D2 ซึ่งอยู่ในแถวเดียวกัน

เมื่อต้องการจัดรูปแบบตัวเลข ให้ลากเลือกเฉพาะช่องยอดเงิน เช่น D2:D100 แล้วคลิก Format > Number > Currency ไม่ต้องลากคลุมข้อมูลทั้งแถว และควรกรอกเป็นตัวเลขโดยไม่พิมพ์คำว่า “บาท” ต่อท้าย

แก้ไขหรือเพิ่มรายการใน Dropdown

คลิกเซลล์ที่มี Dropdown แล้วเลือกสัญลักษณ์รูปดินสอ หรือเปิด Data > Data validation เพื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่า จากนั้นแก้ชื่อหมวด เพิ่มรายการด้วย Add another item หรือลบรายการที่ไม่ต้องการ แล้วคลิก Done

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนชื่อหรือลบตัวเลือก อาจไม่ได้แก้ค่าที่เคยเลือกไว้ในตารางโดยอัตโนมัติ จึงควรตรวจและเปลี่ยนข้อมูลเดิมให้เป็นชื่อใหม่ด้วย

ตรวจข้อมูลเดิมก่อนสรุปยอด

เลือกตารางทั้งหมดแล้วคลิก Data > Create a filter จากนั้นกดสัญลักษณ์ตัวกรองที่หัวคอลัมน์ “หมวดรายจ่าย” เพื่อดูว่ามีชื่อใดสะกดต่างกันหรืออยู่นอก Dropdown หรือไม่ หากพบ “ค่าเดินทาง” และ “เดินทาง” ให้เลือกใช้ชื่อมาตรฐานเพียงชื่อเดียว

หากข้อมูลมีช่องว่างเกิน ให้เลือกเฉพาะคอลัมน์หมวดรายจ่ายแล้วใช้ Data > Data cleanup > Trim whitespace ส่วนชื่อหมวดเก่าที่มีหลายแถวสามารถแก้พร้อมกันผ่าน Edit > Find and replace ได้

ตรวจยอดและเตรียมนำไปสรุป

ตรวจว่าแต่ละแถวมีวันที่ รายการ หมวดรายจ่าย และยอดเงินตรงกัน รวมถึงไม่มีชื่อหมวดว่างหรือยอดเงินที่พิมพ์เป็นข้อความ หากต้องการตรวจยอดรวมเบื้องต้น ให้ใส่สูตร =SUM(D2:D) ในเซลล์ว่างนอกตาราง

แม้ Google Sheet จะรองรับได้สูงสุดถึง 18,278 คอลัมน์ แต่ตารางรายจ่ายทั่วไป ควรใช้เฉพาะคอลัมน์ที่จำเป็น เพื่อให้อ่าน ตรวจสอบ และสรุปข้อมูลง่ายกว่า เมื่อข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จึงค่อยนำไปสร้าง Pivot table หรือใช้สูตร SUMIF เพื่อรวมยอดตามหมวด (2026-06-17) [2]

สรุป การสร้างเมนูเลือกหมวดรายจ่าย

การสร้างดรอปดาวน์ ช่วยกำหนดชื่อหมวดรายจ่าย ให้เป็นรูปแบบเดียวกัน ลดปัญหาการสะกดต่างกัน และทำให้การรวมยอดแม่นยำขึ้น ขั้นตอนสำคัญคือเลือกเฉพาะช่องใต้หัวข้อหมวดรายจ่าย สร้างตัวเลือกที่ชัดเจน และกรอกยอดเงินในคอลัมน์แยกกัน ก่อนสรุปยอดควรเปิดตัวกรอง ตรวจชื่อหมวดเดิม และลบช่องว่างส่วนเกินทุกครั้ง