Excel แปลงข้อความเป็นตัวเลข ก่อนรวมยอดเงิน

J. Kanji
11 ต.ค. 26
10:12
4 views

excel แปลงข้อความเป็นตัวเลข ทำได้หลายวิธี แต่ควรเช็กก่อนว่าข้อมูลใช้จุด หรือจุลภาคเป็นทศนิยม และใช้เครื่องหมายอะไรคั่นหลักพัน เพราะถ้า Excel อ่านตัวคั่นผิด ยอดหลังแปลงอาจคลาดเคลื่อนได้ ก่อนเริ่มควรทำสำเนาคอลัมน์เดิมไว้ เพื่อเทียบและย้อนกลับได้ หากผลลัพธ์ไม่ถูกต้อง

วิธีแปลงข้อความเป็นตัวเลขใน Excel

เมื่อตัวเลขถูกเก็บเป็นข้อความ สูตรรวมยอดอาจไม่นับเซลล์เหล่านั้น การแปลงจึงควรเริ่มจากตรวจรูปแบบข้อมูล แล้วเลือกวิธีให้เหมาะกับข้อมูลแต่ละชุด หลังแปลงเสร็จให้ตรวจทั้งตัวเลขในเซลล์ และยอดรวมก่อนนำไปใช้ต่อ

ขั้นตอนที่ 1 สำรองข้อมูลเดิม

คัดลอกคอลัมน์ยอดเงินไปไว้อีกคอลัมน์ หรืออีกชีตก่อนเริ่ม เพื่อเก็บข้อมูลต้นฉบับไว้เทียบกับผลลัพธ์ หากแปลงแล้วตำแหน่งทศนิยม หรือจำนวนเงินเปลี่ยน จะได้ย้อนกลับมาตรวจและแก้ไขได้ง่าย

ขั้นตอนที่ 2 ตรวจว่าเซลล์เป็นข้อความหรือไม่

คลิกเซลล์แล้วสังเกตว่ามีสัญลักษณ์เตือน หรือสามเหลี่ยมสีเขียว ที่มุมเซลล์หรือไม่ Excel อาจแจ้งว่าตัวเลขถูกเก็บเป็นข้อความ แต่ถ้าไม่เห็นสัญลักษณ์เตือน ก็ยังตรวจเพิ่มได้ เช่น ลองใช้สูตร =ISNUMBER(A2) หากได้ FALSE แปลว่าค่านั้นยังไม่ใช่ตัวเลขที่ Excel ใช้คำนวณได้ตามปกติ

ขั้นตอนที่ 3 ดูรูปแบบจุดทศนิยม และตัวคั่นหลักพัน

ดูตัวอย่างข้อมูลก่อน ว่าใช้ตัวคั่นแบบไหน เช่น 1,234.50 ใช้จุลภาคคั่นหลักพัน และจุดทศนิยม ส่วน 1.234,50 ใช้จุดคั่นหลักพัน และจุลภาคทศนิยม ความแตกต่างนี้สำคัญ เพราะการเลือกตัวคั่นผิด อาจทำให้ยอดที่ควรเป็นหนึ่งพันกว่าบาท กลายเป็นตัวเลขคนละค่า

ขั้นตอนที่ 4 แยกข้อมูลที่มีรูปแบบต่างกัน

หากมีทั้งยอดเงิน และวันที่อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน ให้แยกข้อมูลก่อนแปลง เพราะ Excel อาจอ่านวันที่เป็นค่าตัวเลขได้ โดยในระบบวันที่มาตรฐานของ Excel วันที่ 1 มกราคม 1900 มีค่าเป็นเลขลำดับ 1 ดังนั้น ถ้าพบคำว่า excel วันที่เป็นตัวเลข ให้ตรวจรูปแบบเซลล์ และแยกวันที่ออกจากยอดเงินก่อน (2012-2026) [1]

ขั้นตอนที่ 5 ใช้คำสั่ง Convert to Number

ถ้าเซลล์มีไอคอนเตือน ให้เลือกเซลล์หรือช่วงข้อมูล คลิกไอคอนเตือน แล้วเลือก Convert to Number วิธีนี้เหมาะเมื่อ Excel ตรวจพบตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความ และข้อมูลใช้รูปแบบสม่ำเสมอ หลังแปลงให้คลิกเซลล์เพื่อตรวจในแถบสูตร ว่าค่ายังตรงกับยอดเดิม

ขั้นตอนที่ 6 ใช้ Text to Columns

เลือกคอลัมน์ข้อมูล แล้วไปที่ Data > Text to Columns จากนั้นกด Next ตามตัวช่วยจนถึงหน้าสุดท้าย แล้วเลือก Advanced หากต้องระบุตัวคั่นทศนิยมและหลักพันเอง วิธีนี้ช่วยให้ Excel อ่านข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนด แต่ควรทดลองกับตัวอย่างก่อน หากมีเครื่องหมายคั่นหลายแบบปะปนกัน

ขั้นตอนที่ 7 ใช้สูตร VALUE กับข้อมูลรูปแบบทั่วไป

ถ้าข้อความตัวเลขตรงกับรูปแบบที่ Excel ใช้อยู่ ให้ใส่ =VALUE(A2) ในคอลัมน์ใหม่ แล้วลากสูตรลงมาตามรายการ สูตรนี้จะแปลงข้อความที่เป็นตัวเลข ให้เป็นค่าที่นำไปคำนวณได้ หากขึ้นข้อผิดพลาด ให้ตรวจช่องว่าง สัญลักษณ์เงิน และตัวคั่นในเซลล์นั้นก่อน

ขั้นตอนที่ 8 ใช้ NUMBERVALUE เพื่อระบุตัวคั่นเอง

ถ้าข้อมูลเป็น 1,234.50 ให้ใช้ =NUMBERVALUE(A2,”.”,”,”) โดยระบุจุดเป็นทศนิยม และจุลภาคเป็นตัวคั่นหลักพัน แต่ถ้าข้อมูลเป็น 1.234,50 ให้ใช้ =NUMBERVALUE(A2,”,”,”.”) วิธีนี้เหมาะเมื่อข้อมูลมาจากระบบ ที่ใช้ตัวคั่นไม่ตรงกับการตั้งค่าของ Excel

ขั้นตอนที่ 9 ลบสัญลักษณ์เงินก่อนแปลง

หากมีสัญลักษณ์ ฿ ติดมากับยอดเงิน สามารถลบออกด้วย SUBSTITUTE แล้วค่อยแปลง เช่น =NUMBERVALUE(SUBSTITUTE(A2,”฿”,””),”.”,”,”) ควรปรับตัวคั่นในสูตรให้ตรงกับข้อมูลจริง และเช็กก่อนว่ามีช่องว่าง หรือข้อความอื่นต่อท้ายยอดเงินหรือไม่

ขั้นตอนที่ 10 จัดการช่องว่างและอักขระแฝง

ข้อมูลที่คัดลอกจากเว็บไซต์ หรือระบบบัญชีอาจมีช่องว่างหัวท้าย ทำให้สูตรแปลงไม่ผ่าน ลองใช้ TRIM เพื่อตัดช่องว่างทั่วไป เช่น =NUMBERVALUE(TRIM(A2),”.”,”,”) หากยังมีแถวที่ผิด ให้ตรวจอักขระแฝง ที่อาจติดมากับการคัดลอก โดยไม่ลบเครื่องหมายอื่นออกแบบเหมารวม

ขั้นตอนที่ 11 ตรวจแถวที่แปลงไม่สำเร็จ

ถ้าสูตรแสดงข้อผิดพลาด ให้ดูว่าเซลล์นั้นมีข้อความปน วงเล็บแทนจำนวนติดลบ หรือใช้ตัวคั่นต่างจากแถวอื่นหรือไม่ ตัวอย่างเช่น (250.00) อาจต้องจัดการวงเล็บให้ Excel อ่านเป็นจำนวนติดลบก่อน แก้เฉพาะแถวนั้นแล้วตรวจผลลัพธ์แยกจากข้อมูลส่วนที่เหลือ

ขั้นตอนที่ 12 แทนสูตรด้วยค่า

เมื่อสูตรแปลงได้ถูกต้องแล้ว ให้คัดลอกคอลัมน์ผลลัพธ์ จากนั้นคลิกขวาและเลือก Paste Special > Values เพื่อแทนสูตรด้วยค่าตัวเลขจริง ขั้นตอนนี้มีประโยชน์ เมื่อต้องย้ายข้อมูลไปใช้อีกชีตหรือส่งต่อ เพราะค่าจะไม่ขึ้นอยู่กับคอลัมน์ต้นทางอีกต่อไป

ขั้นตอนที่ 13 ตรวจจำนวนรายการและยอดรวม

ใช้ =COUNT(ช่วงข้อมูล) เพื่อนับเซลล์ที่ Excel มองเป็นตัวเลข และใช้ =SUM(ช่วงข้อมูล) เพื่อรวมยอด จากนั้นเทียบจำนวนรายการกับข้อมูลเดิม รวมถึงตรวจยอดตัวอย่างที่รู้ค่าอยู่แล้ว หากจำนวนรายการ หรือยอดรวมไม่ตรง ให้ย้อนดูแถวที่มีตัวคั่น หรือสัญลักษณ์แตกต่างจากแถวอื่น

ขั้นตอนที่ 14 ตั้งรูปแบบการแสดงผล

หลังแน่ใจว่าแปลงเป็นตัวเลขแล้ว ให้เลือกคอลัมน์และตั้งรูปแบบเป็น Number หรือ Currency จากนั้นกำหนดตำแหน่งทศนิยม และการแสดงตัวคั่นหลักพัน ให้เหมาะกับการใช้งาน การตั้งรูปแบบนี้เปลี่ยนหน้าตาที่เห็นในเซลล์ แต่ไม่ได้แปลงข้อความให้เป็นตัวเลขด้วยตัวเอง

ขั้นตอนที่ 15 ระวังข้อมูลที่ควรเก็บเป็นข้อความ

รหัสสินค้า เลขบัญชี และหมายเลขที่มีเลขศูนย์นำหน้า ควรเก็บเป็นข้อความ เพราะการแปลงเป็นตัวเลขอาจทำให้เลขศูนย์หายไป ส่วนตัวเลขที่มีมากกว่า 15 หลักนัยสำคัญก็ไม่ควรแปลงเป็นตัวเลข หากต้องรักษาทุกหลักไว้ เพราะ Excel เก็บตัวเลขได้แม่นยำสูงสุด 15 หลักนัยสำคัญ (2026) [2]

สรุป การแปลงข้อความเป็นตัวเลขใน Excel

ตรวจรูปแบบจุดทศนิยม และตัวคั่นหลักพันก่อนเลือกวิธีแปลง จากนั้นเช็กจำนวนรายการ และยอดรวมให้ตรงกับข้อมูลเดิม หากพบแถวที่ผิดปกติ ให้ตรวจแถวนั้นแยกก่อนนำยอดไปใช้งาน หากต้องแปลงข้อมูลบ่อย ๆ ควรกำหนดรูปแบบการบันทึกให้เหมือนกันตั้งแต่ต้น จะช่วยลดโอกาสเกิดปัญหาในครั้งต่อไป