ต้นทุนประชุมออนไลน์ นับเวลาและเครื่องมือให้ครบ

Harry P
5 ต.ค. 26
16:52
11 views

ต้นทุนประชุมออนไลน์ ไม่ได้มีแค่ค่าบริการ Zoom, Meet หรือ Teams แต่ควรรวมเวลาของคนที่เข้าประชุม เวลาเตรียมข้อมูล งานที่ต้องทำต่อหลังประชุม และค่าเครื่องมือที่เกี่ยวข้องด้วย ยิ่งมีผู้เข้าร่วมหลายคน การประชุมที่ดูเหมือนใช้เวลาไม่นาน อาจมีต้นทุนแฝงมากกว่าที่เห็น

ทำไมเวลาจึงเป็นต้นทุนสำคัญของการประชุมออนไลน์?

เพราะทุกนาทีที่ใช้ประชุม คือเวลาทำงานของผู้เข้าร่วมหลายคนพร้อมกัน ยิ่งมีผู้เข้าร่วมมาก ต้นทุนด้านเวลาก็ยิ่งเพิ่มขึ้น โดยผลสำรวจพนักงาน และผู้บริหารในประเทศไทยปี 2025 พบว่า 88% ของพนักงานไทย รู้สึกว่าไม่มีเวลา หรือพลังงานเพียงพอรับมือกับปริมาณงาน (2025-05-02) [1]

อย่างไรก็ตาม ข้อมูลนี้ไม่ได้ระบุว่าการประชุมเป็นสาเหตุโดยตรง แต่ช่วยให้เห็นว่าเวลาทำงานเป็นทรัพยากรที่มีจำกัด หากการประชุมใช้เวลานานเกินจำเป็น เชิญคนมากเกินไป หรือจบโดยไม่มีข้อสรุป เวลาที่เสียไปก็อาจไปลดเวลาสำหรับงานหลัก งานที่ต้องใช้สมาธิ หรือการส่งมอบงานอื่นๆ

ต้นทุนประชุมออนไลน์มีอะไรบ้าง?

ต้นทุนที่ควรนำมาพิจารณา ได้แก่

เวลาประชุม จำนวนผู้เข้าร่วม × ต้นทุนต่อชั่วโมง × ระยะเวลาประชุม
เวลาเตรียม เช่น อ่านเอกสาร ทำสไลด์ หรือรวบรวมตัวเลข
เวลาหลังประชุม เช่น สรุปงาน ส่ง Minutes หรือแก้เอกสาร
ค่าเครื่องมือ เช่น แพ็กเกจวิดีโอคอล ระบบบันทึก หรือถอดเสียง
ต้นทุนจากปัญหาเทคนิค หากต้องเสียเวลารอเสียง ภาพ หรือการแชร์หน้าจอ

ไม่จำเป็นต้องใส่ค่าอินเทอร์เน็ต หรือค่าไฟทุกครั้ง หากเป็นค่าใช้จ่ายแบบเหมาจ่าย ที่ไม่ได้เพิ่มขึ้นเพราะการประชุมครั้งนั้นโดยตรง เว้นแต่ธุรกิจต้องการคำนวณต้นทุนแบบละเอียดจริงๆ

วิธีคำนวณต้นทุนประชุมออนไลน์ทำอย่างไร?

วิธีง่ายที่สุดคือคำนวณค่าเวลาของผู้เข้าร่วมก่อน แล้วจึงบวกเวลาเตรียมประชุม งานหลังประชุม และค่าเครื่องมือที่แบ่งมาใช้กับการประชุมครั้งนั้น

ทำได้ตามขั้นตอนนี้

เริ่มจาก คิดค่าจ้างรายชั่วโมง หรือต้นทุนแรงงานต่อชั่วโมงของผู้เข้าร่วมแต่ละคน
คูณด้วยจำนวนชั่วโมงที่ใช้ประชุม
รวมต้นทุนของผู้เข้าร่วมทั้งหมด
เพิ่มเวลาเตรียม และเวลาที่ต้องทำงานต่อจากการประชุม
แบ่งค่าเครื่องมือรายเดือนมาเป็นต้นทุนต่อครั้ง
รวมทั้งหมดเป็นต้นทุนของการประชุมครั้งนั้น

สูตรแบบย่อ: ต้นทุนประชุม = ต้นทุนเวลาผู้เข้าร่วม + เวลาเตรียม/ตามงาน + ค่าเครื่องมือ

ประชุมออนไลน์หนึ่งครั้งมีต้นทุนประมาณเท่าไร?

ตัวอย่างประชุม 5 คนเป็นเวลา 45 นาที อาจมีต้นทุน 1,375 บาท หากสมมติให้ต้นทุนแรงงานเฉลี่ยอยู่ที่ 300 บาทต่อคนต่อชั่วโมง นี่เป็นเพียง ตัวอย่างการคำนวณ ไม่ใช่ค่าแรงเฉลี่ยของประเทศไทย

ประชุม 5 คน × 300 บาท × 0.75 ชั่วโมง = 1,125 บาท
หากผู้จัดใช้เวลาเตรียม 30 นาที และสรุปหลังประชุมอีก 15 นาที จะเพิ่มอีก 300 × 0.75 ชั่วโมง = 225 บาท
หากเครื่องมือที่ใช้มีต้นทุน 500 บาทต่อเดือน และเดือนนั้นใช้กับการประชุม 20 ครั้ง อาจแบ่งเป็นต้นทุนประมาณ 500 ÷ 20 = 25 บาทต่อครั้ง

ดังนั้นต้นทุนรวมจากตัวอย่างจะอยู่ที่ประมาณ 1,375 บาทต่อการประชุมหนึ่งครั้ง จุดสำคัญคือ แม้ค่าโปรแกรมต่อครั้งจะมีเพียง 25 บาท แต่ค่าเวลาของคนกลับเป็นต้นทุนหลัก จึงไม่ควรเลือกว่าจะประชุม หรือไม่ประชุม จากราคาเครื่องมือเพียงอย่างเดียว

ค่าโปรแกรมประชุมออนไลน์ควรคิดอย่างไร?

ควรแบ่งค่าโปรแกรมตามการใช้งานจริง มากกว่านำค่ารายเดือนทั้งหมด ไปลงในการประชุมครั้งเดียว โดยเฉพาะแพ็กเกจที่มีทั้งอีเมล พื้นที่เก็บไฟล์ เอกสาร และวิดีโอคอลรวมกัน

ตัวอย่างเช่น หากจ่ายค่าเครื่องมือ 600 บาทต่อเดือน และประมาณว่าครึ่งหนึ่งของการใช้งานเกี่ยวข้องกับการประชุม ให้ใช้ต้นทุน 300 บาทเป็นฐาน จากนั้นหากมีประชุม 15 ครั้งต่อเดือน ต้นทุนเครื่องมือจะอยู่ที่ประมาณ 20 บาทต่อครั้ง

ใช้โปรแกรมประชุมฟรีแปลว่าต้นทุนเป็นศูนย์ไหม?

ไม่ใช่ เพราะเครื่องมือฟรีลดเพียงต้นทุนซอฟต์แวร์ แต่ไม่ได้ลดค่าเวลาของคน ตัวอย่างคือการประชุม 6 คนหนึ่งชั่วโมง ยังหมายถึงธุรกิจใช้เวลาทำงานรวม 6 ชั่วโมง แม้จะไม่ได้เสียค่าบริการวิดีโอคอลเลยก็ตาม ดังนั้นเวลาจะเปรียบเทียบเครื่องมือฟรี กับแพ็กเกจเสียเงิน ควรดูด้วยว่าฟีเจอร์ที่จ่ายเพิ่มช่วยลดงานหรือไม่

ประชุมเยอะแปลว่าธุรกิจเสียเงินโดยเปล่าประโยชน์หรือไม่?

ไม่เสมอไป เพราะการประชุมมีมูลค่าที่เกิดจากการตัดสินใจ การแลกเปลี่ยนความรู้ และการประสานงาน มีงานวิจัยที่สำรวจคนทำงานมากกว่า 9,000 คนในนอร์เวย์ พบว่าโดยเฉลี่ยใช้เวลาประชุม 4.7 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และเมื่อประเมินจากค่าจ้าง ต้นทุนเวลาประชุมคิดเป็นประมาณ 14% ของค่าจ้างรวมขององค์กรในตัวอย่าง

แต่การศึกษาเดียวกันยังพบว่าบริษัทที่มีรายได้สูง และพนักงานที่มีการเติบโตด้านค่าจ้างมากกว่า มักมีการประชุมมากขึ้นด้วย ผู้วิจัยจึงเตือนว่าความสัมพันธ์นี้ ไม่ได้พิสูจน์ว่าประชุมมากทำให้รายได้สูงขึ้น แต่แสดงให้เห็นว่าการประชุม ไม่ควรถูกมองเป็นความสูญเปล่าทั้งหมด (2026-09-19) [2]

จะรู้ได้อย่างไรว่าการประชุมออนไลน์ครั้งไหนควรจัด?

ควรจัดเมื่อจำเป็นต้องหารือ ตัดสินใจ หรือแก้ปัญหาร่วมกันแบบทันที แต่ถ้าเป็นเพียงการแจ้งสถานะ ส่งตัวเลข หรือรายงานความคืบหน้าที่ไม่ต้องตอบโต้กันมาก การใช้ข้อความ หรือเอกสารร่วมกันอาจใช้เวลาน้อยกว่า

ก่อนกดส่งคำเชิญ ลองเช็กตามนี้
ต้องการผลลัพธ์อะไรหลังประชุม
ใครบ้างที่จำเป็นต้องอยู่เพื่อให้เกิดผลลัพธ์นั้น
มีข้อมูลอะไรที่ส่งให้อ่านก่อนได้
เรื่องนี้สามารถจบผ่านข้อความ หรือเอกสารได้หรือไม่

ลดต้นทุนประชุมออนไลน์อย่างไรโดยไม่ทำให้งานสะดุด?

ลดได้โดยตัดเวลาที่ไม่สร้างผลลัพธ์ออก ไม่ใช่ตัดการประชุมทุกอย่าง เริ่มจากกำหนดวัตถุประสงค์ เชิญเฉพาะคนที่ต้องใช้ในการตัดสินใจ และจบประชุมด้วยผู้รับผิดชอบ กับกำหนดเวลาที่ชัดเจน

ผลสำรวจ Knowledge Worker 5,000 คนในปี 2024 พบว่า 77% ระบุว่ามักเข้าประชุมที่จบด้วยการนัดประชุมอีกครั้ง และ 54% ยังไม่ชัดว่าใครต้องทำอะไรต่อ แม้จะเป็นข้อมูลจากหลายประเทศไม่ใช่เฉพาะในไทย แต่สะท้อนว่าการประชุมที่ไม่มีข้อสรุป อาจสร้างต้นทุนเพิ่มจากการประชุมซ้ำ (2024-05-31) [3]

สรุปแล้ว ควรประเมินต้นทุนประชุมควบคู่กับผลลัพธ์ที่ได้

ท้ายที่สุด จึงควรดูทั้งสองฝั่งพร้อมกัน คือประชุมครั้งนี้ใช้เงิน และเวลาเท่าไร และสร้างการตัดสินใจ หรือผลลัพธ์อะไรกลับมา หากตอบคำถามข้อหลังไม่ได้ การลดเวลา ลดคน หรือเปลี่ยนเป็นการสื่อสารแบบไม่ต้องประชุมพร้อมกัน อาจคุ้มกว่าการลดค่าโปรแกรมเพียงอย่างเดียว