ตั้งรหัสสินค้า ทำอย่างไรให้ค้นง่ายและไม่ซ้ำกัน

Harry P
27 ก.ย. 26
12:03
23 views

ตั้งรหัสสินค้า ควรตั้งให้มีโครงสร้างเดียวกันทั้งร้าน เช่น ประเภทสินค้า-รุ่น-สี-ขนาด ตัวอย่าง TS-021-BLK-M และกำหนดตัวย่อให้ใช้แบบเดิมเสมอ รหัสแต่ละ Variant ต้องไม่ซ้ำกัน และควรเก็บรายการรหัสทั้งหมดไว้ในตารางกลาง เพื่อเช็กก่อนเพิ่มสินค้าใหม่ จะค้นง่าย และลดปัญหารหัสสินค้าชนกัน

การตั้งรหัสสินค้าคืออะไร?

คือการสร้างรหัสเฉพาะให้สินค้าแต่ละรายการ หรือแต่ละตัวเลือก เพื่อใช้ค้นหา นับสต๊อก และแยกสินค้าที่หน้าตาคล้ายกันออกจากกัน รหัสที่ร้านสร้างขึ้นเองมักเรียกว่า SKU หรือ Stock Keeping Unit โดยสินค้าเดียวกันแต่ต่างสี ต่างขนาด หรือต่างรุ่น ควรมี SKU คนละตัวเพื่อให้ระบบรู้ว่าเป็นสต๊อกคนละรายการ (2026-05-30) [1]

รหัสสินค้าที่ดีควรมองแล้วพอเดาได้ว่าสินค้าคืออะไร โดยไม่ต้องยัดรายละเอียดทุกอย่างลงไป ยกตัวอย่างเช่น TS-021-BLK-M อาจหมายถึง เสื้อยืด รุ่น 021 สีดำ ไซซ์ M ขณะที่ TS-021-WHT-M คือรุ่นเดียวกันแต่สีขาว แค่เปลี่ยนรหัสสีก็แยกสต๊อกออกจากกันได้แล้ว

วิธีตั้งรหัสสินค้าให้เป็นระบบทำอย่างไร?

ควรเริ่มจากกำหนดโครงสร้างเดียวให้ใช้กับสินค้าทั้งร้าน แล้วค่อยสร้างรหัสตามโครงนั้น วิธีนี้ช่วยป้องกันปัญหาวันนี้ใช้ BLK แทนสีดำ พรุ่งนี้มีคนใช้ BK และอาทิตย์หน้ามีคนพิมพ์ BLACK จนครบสามภาษาในร้านเดียวกัน

เลือกข้อมูลหลัก: เช่น ประเภทสินค้า รุ่น สี และขนาด
กำหนดลำดับ: เช่น ประเภท – รุ่น – สี – ขนาด
กำหนดตัวย่อ: เช่น TS = T-Shirt, BLK = Black, WHT = White
กำหนดรูปแบบเดียวกัน: เช่น TS-021-BLK-M
สร้างรหัสแยกทุก Variant: เปลี่ยนสี หรือไซซ์ก็เปลี่ยน SKU
ทำตารางรหัสกลาง: เก็บรหัสที่ใช้แล้วไว้ก่อนเพิ่มสินค้าใหม่

รหัสสินค้าควรประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง?

ควรใส่เฉพาะข้อมูลที่ช่วยแยกสินค้า และมีโอกาสเปลี่ยนน้อย เช่น หมวดสินค้า รุ่น สี ขนาด ความจุ หรือรูปแบบบรรจุ เพราะข้อมูลเหล่านี้ติดอยู่กับตัวสินค้า และมีประโยชน์เวลาค้นหา ไม่ควรใส่ข้อมูลที่เปลี่ยนบ่อย เช่น ราคาขาย ต้นทุน หรือชื่อซัพพลายเออร์ลงใน SKU โดยไม่จำเป็น

เพราะหากเปลี่ยนราคา หรือต้องย้ายแหล่งซื้อ ก็ไม่ควรถูกบังคับให้เปลี่ยนรหัสสินค้าตามไปด้วย Zoho แนะนำในแนวทางเช่นกันว่า SKU ควรเข้ารหัสข้อมูลที่ค่อนข้างคงที่ มากกว่าข้อมูลที่เปลี่ยนตามการดำเนินงาน (2026-08-28) [2]

รุ่น สี และขนาดควรเรียงในรหัสอย่างไร?

ควรเรียงจากข้อมูลกว้างไปหาข้อมูลเฉพาะ เช่น ประเภท – รุ่น – สี – ขนาด เพราะเวลาค้น หรือเรียงข้อมูล สินค้ากลุ่มเดียวกันจะอยู่ใกล้กัน ทำให้ดูสต๊อกง่ายกว่าใช้ลำดับคนละแบบในแต่ละสินค้า และควรกำหนดตัวย่อไว้ตั้งแต่แรก เช่น BLK = ดำ และ BRN = น้ำตาล แล้วใช้แบบเดิมตลอด

สินค้ารุ่นเดียวกันแต่ต่างสีหรือไซซ์ ใช้รหัสเดียวกันได้ไหม?

ไม่ควรใช้รหัสเดียวกัน เพราะแต่ละสี หรือขนาดเป็นสต๊อกที่ต้องนับแยกกัน เสื้อรุ่นเดียวกันสีดำไซซ์ M กับสีดำไซซ์ L อาจขายไม่เท่ากัน ถ้าใช้ SKU เดียว ร้านจะรู้เพียงว่า “เสื้อรุ่นนี้ยังเหลือ” แต่ไม่รู้ว่าไซซ์ที่ลูกค้าต้องการหมดไปตั้งแต่เมื่อไร

รหัสสินค้าควรยาวกี่ตัว?

ควรทำให้สั้นที่สุดเท่าที่จำเป็น แต่ยังแยกสินค้าได้ชัด ไม่มีจำนวนตัวอักษรตายตัวสำหรับทุกธุรกิจ โดยช่วงประมาณ 8-12 ตัวอักษร มักจะพอดีสำหรับใส่ข้อมูลหลักอย่างประเภทสินค้า รุ่น สี หรือขนาด โดยไม่ทำให้รหัสยาวจนค้น หรือพิมพ์ลำบาก (2026-08-28) [2]

ควรใช้ตัวเลข หรือตัวอักษรในการตั้งรหัสสินค้า?

ควรใช้ตัวอักษรร่วมกับตัวเลข เมื่อคนต้องอ่าน หรือค้นรหัสด้วยตัวเอง เช่น BG-014-BLK จะจำง่ายกว่า 4837162 เพราะยังมองออกคร่าวๆ ว่าเป็นสินค้ากลุ่มไหน แต่ควรระวังตัวที่หน้าตาคล้ายกัน ตัวอย่างเช่น O กับ 0 หรือ I กับ 1 รวมถึงอักขระพิเศษที่ระบบบางตัวจะค้น หรือพิมพ์ฉลากได้ไม่ดี

ตั้งรหัสสินค้าเป็น 001 002 003 ไปเรื่อยๆ ได้ไหม?

ทำได้ แต่ควรระวังเลขศูนย์นำหน้า และข้อจำกัดเรื่องการค้นหาด้วยสายตา เพราะ 00127 ไม่ได้บอกว่าคือเสื้อ กระเป๋า หรือแก้ว หากร้านมีสินค้าไม่กี่รายการอาจยังจำกันได้ แต่เมื่อเพิ่มเป็นหลักร้อย การจำว่าเลขไหนคืออะไร จะเริ่มกลายเป็นเกมทายใจเจ้าของร้าน

ป้องกันรหัสสินค้าซ้ำกันอย่างไร?

ควรมี Master SKU เพียงชุดเดียว แล้วตรวจรหัสก่อนสร้างสินค้าใหม่ทุกครั้ง สำหรับร้านเล็ก Spreadsheet ธรรมดาก็เพียงพอ โดยแยกคอลัมน์เป็นชื่อสินค้า รุ่น สี ไซซ์ และ SKU แล้วกำหนดให้ช่อง SKU เป็นข้อมูลหลักที่ห้ามซ้ำ

ควรใช้สูตรตรวจรหัสซ้ำแทนการไล่มองเองเมื่อรายการเริ่มเยอะ เช่น ถ้า SKU อยู่คอลัมน์ E สามารถใช้ =COUNTIF($E:$E,E2)>1 เพื่อช่วยตรวจว่ารหัสนั้นปรากฏมากกว่าหนึ่งครั้งหรือไม่ แบบนี้ง่ายกว่านั่งจ้อง SKU หลายร้อยบรรทัดจน BLK เริ่มดูเหมือน BKL

ใช้รหัสสินค้ากับ Google Forms อย่างไร?

ควรใส่รหัสสินค้าไว้คู่กับชื่อสินค้าใน Google Forms เช่น เสื้อยืด รุ่น 021 สีดำ ไซซ์ M (TS-021-BLK-M) วิธีนี้ช่วยให้แยกตัวเลือกสินค้าได้ชัด และเมื่อนำคำตอบไปดูต่อใน Google Sheets ก็รู้ได้ทันทีว่ารายการนั้นตรงกับ SKU ตัวไหน

รหัสสินค้ากับ Barcode เหมือนกันไหม?

ไม่เหมือนกัน เพราะ SKU คือรหัสภายในที่ร้านกำหนดเอง ส่วน Barcode คือรูปแบบที่เครื่องสามารถสแกนเพื่อเรียกหารหัส หรือข้อมูลสินค้าได้ ร้านจึงสามารถนำ SKU ไปสร้างเป็น Barcode ได้ แต่ Barcode ที่ติดมากับสินค้าจากผู้ผลิตก็อาจเป็น UPC, EAN หรือรหัสประเภทอื่น ไม่จำเป็นต้องเป็น SKU ของร้าน

สินค้าที่เลิกขายแล้วควรนำรหัสเดิมกลับมาใช้ไหม?

ไม่ควรนำ SKU เดิมกลับมาใช้กับสินค้าใหม่ แม้สินค้าตัวเก่าจะเลิกขายแล้ว เพราะรหัสเดิมอาจยังอยู่ในประวัติการขาย ใบสั่งซื้อ รายงาน หรือข้อมูลจากช่องทางอื่น การเอากลับมาใช้ซ้ำจึงทำให้ยอดในอดีต กับสินค้าใหม่ถูกตีความเป็นรายการเดียวกันได้

สรุปแล้ว ร้านเล็กควรตั้งรหัสสินค้าแบบไหน?

คำตอบโดยสรุปคือ ร้านเล็กควรใช้รหัสที่สั้น อ่านออก และมีโครงสร้างเดียว เช่น [ประเภท]-[รุ่น]-[สี]-[ขนาด] ก่อนเริ่มใช้ควรกำหนดตัวย่อกลาง ตรวจว่าแต่ละ Variant มีรหัสไม่ซ้ำ และเก็บ Master SKU ไว้ใน Spreadsheet หรือระบบสต๊อกเพียงชุดเดียว