COUNTIF ใช้ยังไง? นับออเดอร์ตามสถานะใน Excel

J. Kanji
9 ต.ค. 26
15:30
9 views

COUNTIF ช่วยนับออเดอร์ตามสถานะใน Excel เช่น รอจ่าย รอส่ง และส่งแล้ว เพียงระบุช่วงข้อมูลและชื่อสถานะ ก็สร้างตารางสรุปไว้ติดตามงานได้โดยไม่ต้องนับทีละรายการ แต่ชื่อสถานะที่สะกดต่างกันหรือมีช่องว่างเกิน อาจทำให้ยอดคลาดเคลื่อน จึงควรจัดข้อมูลให้เป็นรูปแบบเดียวกันก่อนใช้งาน

วิธีนับออเดอร์ตามสถานะและตรวจสอบยอด

เริ่มจากตารางที่แยกเลขออเดอร์กับสถานะ ไว้คนละคอลัมน์ แล้วสร้างพื้นที่สรุปจำนวนรายการแต่ละสถานะ ขั้นตอนต่อไปนี้ ใช้ข้อมูลตัวอย่างชุดเดียวกัน เพื่อให้เห็นทั้งวิธีเขียนสูตร และจุดที่ควรตรวจเมื่อผลลัพธ์ไม่ตรงกับข้อมูลจริง

ขั้นตอนที่ 1 เตรียมตารางให้แต่ละแถวแทนออเดอร์เดียว

ใส่หัวคอลัมน์ A1 ว่า “เลขออเดอร์” และ B1 ว่า “สถานะ” จากนั้นกรอกข้อมูลตามตัวอย่างด้านล่าง โดยให้ออเดอร์แต่ละรายการ มีสถานะปัจจุบันเพียงค่าเดียว หากออเดอร์เดียวแยกหลายแถวตามสินค้า สูตรจะนับจำนวนแถวที่ตรงเงื่อนไข ทำให้ยอดสูงกว่าจำนวนออเดอร์จริง

แถว	คอลัมน์ A เลขออเดอร์	คอลัมน์ B สถานะ
2	ORD001	รอจ่าย
3	ORD002	รอส่ง
4	ORD003	ส่งแล้ว
5	ORD004	รอจ่าย
6	ORD005	รอส่ง
7	ORD006	ส่งแล้ว

ขั้นตอนที่ 2 กำหนดชื่อสถานะให้ใช้เหมือนกัน

กำหนดให้ “รอจ่าย” หมายถึงยังไม่ยืนยันการชำระเงิน “รอส่ง” หมายถึงพร้อมจัดส่ง และ “ส่งแล้ว” หมายถึงส่งสินค้าออกแล้ว หลีกเลี่ยงการใช้คำสลับกัน เช่น “รอจ่าย” กับ “รอชำระเงิน” เพราะสูตรที่นับคำหนึ่ง จะไม่รวมอีกคำให้เอง การกำหนดความหมายให้ชัด ยังช่วยให้ทีมอัปเดตสถานะได้ตรงกัน

ขั้นตอนที่ 3 สร้างพื้นที่สรุปแยกจากข้อมูลออเดอร์

ใส่หัวข้อ D1 ว่า “สถานะ” และ E1 ว่า “จำนวนออเดอร์” แล้วกรอก D2 ถึง D4 เป็น รอจ่าย รอส่ง และส่งแล้วตามลำดับ เว้นคอลัมน์ E ไว้สำหรับใส่สูตร เพื่อให้ยอดสรุปอยู่ข้างข้อมูล และตรวจสอบได้สะดวก ตารางนี้สามารถใช้ติดตามงานควบคู่กับตาราง สต๊อกสินค้า excel เพื่อดูทั้งสถานะออเดอร์ และจำนวนสินค้าที่ต้องเตรียม

ขั้นตอนที่ 4 ทำความเข้าใจส่วนประกอบของสูตร

สูตรมีรูปแบบ =COUNTIF(range,criteria) โดย range คือช่วงเซลล์ที่ต้องการตรวจ และ criteria คือเงื่อนไขที่ต้องการนับ สำหรับตัวอย่างนี้ ช่วงสถานะคือ B2 และเงื่อนไขคือข้อความอย่าง “รอจ่าย” หากพิมพ์ข้อความลงในสูตรโดยตรง ต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศครอบข้อความด้วย

ขั้นตอนที่ 5 นับออเดอร์ที่ยังรอจ่าย

คลิกเซลล์ E2 แล้วใส่สูตรต่อไปนี้ จากนั้นกด Enter เพื่อแสดงจำนวนรายการ ที่มีสถานะตรงกับคำว่า “รอจ่าย” ข้อมูลตัวอย่างจะได้ผลลัพธ์เป็น 2 เพราะ ORD001 และ ORD004 อยู่ในสถานะนี้ ยอดดังกล่าวช่วยให้เห็นจำนวนออเดอร์ ที่ต้องติดตามการชำระเงิน

=COUNTIF(B2:B7,“รอจ่าย”)

ขั้นตอนที่ 6 นับออเดอร์ที่รอส่ง

คลิกเซลล์ E3 แล้วเปลี่ยนเงื่อนไขในสูตรเป็น “รอส่ง” โดยใช้ช่วงข้อมูลเดิม ผลลัพธ์จากตัวอย่างจะเป็น 2 ซึ่งตรงกับ ORD002 และ ORD005 สามารถใช้ยอดนี้ เป็นจุดเริ่มต้นในการตรวจรายการที่ต้องแพ็ก และจัดส่งต่อได้

=COUNTIF(B2:B7,”รอส่ง”)

ขั้นตอนที่ 7 นับออเดอร์ที่ส่งแล้ว

คลิกเซลล์ E4 แล้วใส่สูตรที่กำหนดเงื่อนไขเป็น “ส่งแล้ว” ผลลัพธ์จะเป็น 2 เพราะมี ORD003 และ ORD006 ตรงตามเงื่อนไข อย่างไรก็ตาม ยอดนี้บอกจำนวนออเดอร์ ที่บันทึกว่าส่งออกแล้ว ส่วนการยืนยันว่าลูกค้าได้รับสินค้า ต้องตรวจข้อมูลการจัดส่งเพิ่มเติม

=COUNTIF(B2:B7,”ส่งแล้ว”)

ขั้นตอนที่ 8 อ้างอิงชื่อสถานะจากเซลล์

เมื่อมีชื่อสถานะอยู่ใน D2 แล้ว สามารถให้สูตรอ่านเงื่อนไขจากเซลล์ แทนการพิมพ์ข้อความซ้ำได้ ใส่สูตรด้านล่างใน E2 แล้วลากลงถึง E4 โดยเครื่องหมาย $ จะตรึงช่วงข้อมูลไว้ ขณะที่ D2 เปลี่ยนเป็น D3 และ D4 ตามแถว วิธีนี้ช่วยให้ตรวจได้ง่ายว่ายอดแต่ละช่อง กำลังนับสถานะใด

=COUNTIF($B$2:$B$7,D2)

ขั้นตอนที่ 9 ขยายช่วงนับให้รองรับออเดอร์ใหม่

สูตรที่อ้างอิง B2 จะไม่รวมข้อมูลที่เพิ่มใน B8 จึงต้องปรับช่วงเมื่อมีออเดอร์ใหม่ สำหรับตารางขนาดเล็ก อาจเปลี่ยนเป็น $B$2:$B$1000 เพื่อเผื่อพื้นที่กรอกข้อมูล โดยแถวว่างจะไม่ตรงกับชื่อสถานะ และไม่เพิ่มยอดนับ อีกทางเลือกคือแปลงข้อมูลเป็น Table และใช้สูตรอ้างอิงคอลัมน์สถานะ เพื่อให้ช่วงนับขยายตามตาราง

ขั้นตอนที่ 10 ตรวจคำสะกดและข้อความที่ต่อท้ายสถานะ

เปิดตัวกรองที่คอลัมน์สถานะ แล้วดูว่ามีคำอย่าง “รอจัดส่ง” หรือ “รอส่งด่วน” ปะปนกับ “รอส่ง” หรือไม่ สำหรับการตรวจเพิ่มเติม เครื่องหมาย ? ใช้แทนอักขระใดก็ได้ 1 ตัว และ Excel รองรับหลักการเดียวกัน จึงใช้สูตรด้านล่างค้นหาข้อความที่มีอักขระต่อท้าย “รอส่ง” เพียงหนึ่งตัว เช่น ช่องว่างท้ายคำ เพื่อชี้จุดที่ควรตรวจ แต่ยังต้องเปิดดูข้อความจริงก่อนแก้ไข (2026) [1]

=COUNTIF(B2:B1000,”รอส่ง?”)

ขั้นตอนที่ 11 ล้างช่องว่างและอักขระแฝง

ชื่อสถานะที่ดูเหมือนกัน อาจมีช่องว่างด้านหน้าหรือด้านหลัง ทำให้สูตรนับไม่ตรงกับที่คาดไว้ ลองสร้างคอลัมน์ช่วยแล้วใช้ =TRIM(CLEAN(B2)) จากนั้นลากลง เพื่อล้างช่องว่างส่วนเกิน และอักขระที่ไม่แสดงผลบางชนิด สูตรนี้ไม่ได้แก้คำสะกด หรือกำจัดอักขระแฝงได้ทุกแบบ จึงควรตรวจผลก่อนคัดลอกไปวางแบบ Values แทนข้อมูลเดิม

ขั้นตอนที่ 12 ใช้รายการแบบเลื่อนลง และแยกหมายเหตุออกจากสถานะ

เลือกช่วงเซลล์สถานะ แล้วไปที่ Data > Data Validation เลือก Allow เป็น List และกำหนดรายการ รอจ่าย รอส่ง และส่งแล้ว เพื่อช่วยลดการพิมพ์ชื่อแตกต่างกัน ตั้งค่า Error Alert เป็น Stop เพื่อป้องกันการพิมพ์ค่าที่อยู่นอกรายการ

ส่วนรายละเอียดอย่างวันนัดส่ง หรือเหตุผลที่ล่าช้า ให้แยกไว้ในคอลัมน์หมายเหตุ เพราะ Microsoft Support ระบุว่าการใช้ฟังก์ชันนับตามเงื่อนไข จับคู่ข้อความที่ยาวเกิน 255 อักขระ อาจให้ผลลัพธ์ผิด จึงควรใช้ชื่อสถานะสั้นและชัดเจน (2026) [2]

ขั้นตอนที่ 13 ตรวจยอดสรุปเทียบกับออเดอร์จริง

ใช้ =SUM(E2:E4) รวมจำนวนออเดอร์ทั้งสามสถานะ ซึ่งข้อมูลตัวอย่างจะได้ 6 ตรงกับจำนวนออเดอร์ในตาราง หากยอดรวมไม่ตรง ให้ตรวจช่วงสูตร สถานะที่เว้นว่าง ชื่อที่พิมพ์ต่างกัน และเลขออเดอร์ซ้ำตามลำดับ เมื่อมีสถานะเพิ่มเติม เช่น ยกเลิกหรือคืนสินค้า ต้องเพิ่มช่องนับสถานะเหล่านั้น ก่อนนำยอดรวมมาเทียบกับออเดอร์ทั้งหมด

สรุป นับออเดอร์ได้แม่นยำ เริ่มจากสถานะที่เป็นมาตรฐาน

ฟังก์ชันนับตามเงื่อนไข ช่วยสรุปออเดอร์รอจ่าย รอส่ง และส่งแล้วได้สะดวก โดยจัดให้ออเดอร์แต่ละรายการอยู่ในแถวเดียว และใช้ชื่อสถานะให้ตรงกัน ควรตรวจช่วงสูตรให้ครอบคลุมข้อมูลใหม่ พร้อมแก้คำสะกด ช่องว่าง และอักขระแฝง เพื่อให้ยอดถูกต้อง และช่วยติดตามงานค้างได้ง่ายขึ้น