ทำ Google Sheets ติดตามออเดอร์ ตั้งแต่รับจนส่งสินค้า

Wynn
20 ก.ย. 26
17:20
27 views

google sheets ติดตามออเดอร์ เริ่มได้ด้วยการกำหนดขั้นตอนของงาน สร้างเลขรายการ และบันทึกสถานะตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนส่งสินค้า จากนั้นเพิ่มตัวกรองงานค้าง และกำหนดสิทธิ์เข้าถึง เพื่อให้ทีมตรวจสอบข้อมูลจากตารางเดียวกันได้ โดยไม่ต้องค้นหาจากข้อความหลายช่องทาง

Google Sheets ติดตามออเดอร์ต้องเริ่มทำอย่างไร?

เริ่มจากกำหนดขั้นตอนตั้งแต่รับออเดอร์จนส่งสินค้า แล้วสร้างตารางโดยใช้หนึ่งแถวต่อหนึ่งออเดอร์ พร้อมคอลัมน์เลขออเดอร์ การชำระเงิน สถานะ และกำหนดส่ง หากกำลังวางแผนว่า ขายของออนไลน์ เริ่มยังไง ควรเตรียมตารางนี้ก่อนรับคำสั่งซื้อจริง เพื่อไม่ให้ข้อมูลลูกค้าและงานจัดส่งตกหล่น

ขั้นตอนที่ 1 กำหนดเส้นทางของออเดอร์

เขียนลำดับการทำงานของร้านก่อนสร้างตาราง เพื่อให้สถานะสะท้อนสิ่งที่ทีมต้องทำจริง เช่น

รับออเดอร์
รอตรวจสอบการชำระเงิน
ชำระแล้ว
กำลังเตรียมสินค้า
พร้อมจัดส่ง
ส่งแล้ว
ยกเลิกหรือคืนสินค้า

ไม่ควรสร้างสถานะมากเกินความจำเป็น หรือใช้คำที่มีความหมายใกล้กัน เช่น เตรียมของกับกำลังแพ็ก หากเป็นขั้นตอนเดียวกัน เพราะจะทำให้ผู้ดูแลแต่ละคนเลือกสถานะต่างกัน และกรองงานค้างได้ไม่ครบ

ขั้นตอนที่ 2 สร้างคอลัมน์สำหรับข้อมูลสำคัญ

เปิดไฟล์ใหม่แล้วสร้างหัวตาราง โดยใช้หนึ่งแถวต่อหนึ่งออเดอร์ คอลัมน์พื้นฐานที่ควรมี ได้แก่

เลขออเดอร์
วันที่รับรายการ
ชื่อลูกค้า
ช่องทางติดต่อ
รายการสินค้า
ยอดชำระ
สถานะการชำระเงิน
สถานะออเดอร์
กำหนดส่ง
เลขพัสดุ
ผู้รับผิดชอบ
หมายเหตุ

หากหนึ่งออเดอร์มีสินค้าหลายรายการ อาจบันทึกชื่อสินค้าไว้ในช่องเดียวสำหรับร้านขนาดเล็ก แต่หากต้องติดตามสต็อกแยกรายชิ้น ควรสร้างอีกชีตสำหรับรายละเอียดสินค้า แล้วเชื่อมข้อมูลด้วยเลขออเดอร์เดียวกัน

ขั้นตอนที่ 3 กำหนดเลขออเดอร์ไม่ให้ซ้ำ

เลขออเดอร์ควรอ่านง่าย ค้นหาได้ และไม่ใช้ข้อมูลส่วนตัวของลูกค้า ตัวอย่างรูปแบบคือ ORD-202609-001 ซึ่งประกอบด้วยรหัสรายการ ปีและเดือน รวมถึงเลขลำดับภายในช่วงเวลานั้น

ไม่ควรใช้ชื่อ เบอร์โทรศัพท์ หรือหมายเลขบัญชีของลูกค้าเป็นเลขออเดอร์ เพราะข้อมูลอาจซ้ำ และเพิ่มความเสี่ยง เมื่อต้องส่งรหัสให้สมาชิกทีม บริษัทขนส่ง หรือลูกค้าใช้ติดตามรายการ

ขั้นตอนที่ 4 สร้างรายการสถานะแบบเลื่อนลง

เลือกคอลัมน์สถานะ แล้วไปที่ แทรก > เมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นเพิ่มตัวเลือกตามเส้นทางของออเดอร์ที่กำหนดไว้ พร้อมเลือกสีให้แยกสถานะได้ง่าย เช่น สีเหลืองสำหรับงานรอตรวจ สีฟ้าสำหรับงานเตรียมสินค้า และสีเขียวสำหรับงานที่ส่งแล้ว

Google ประกาศเพิ่ม Dropdown chips ใน Google Sheets เมื่อวันที่ 8 ธันวาคม 2022 โดยออกแบบให้ใช้แสดงสถานะหรือเหตุการณ์สำคัญในตารางได้โดยตรง ฟังก์ชันนี้ช่วยลดการพิมพ์สถานะแตกต่างกัน แต่ทีมยังต้องตกลงความหมายของแต่ละสถานะให้ตรงกัน (2022-12-08) [1]

ขั้นตอนที่ 5 ใส่กำหนดส่งและทำเครื่องหมายงานค้าง

กำหนดให้คอลัมน์วันที่ใช้รูปแบบเดียวกันทั้งตาราง แล้วเลือกช่วงข้อมูลในคอลัมน์กำหนดส่ง จากนั้นเปิด รูปแบบ > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และใช้สูตรกำหนดเองต่อไปนี้ โดยตัวอย่างกำหนดให้สถานะออเดอร์อยู่คอลัมน์ G และกำหนดส่งอยู่คอลัมน์ H แล้วแทนสูตรเดิมด้วย

=AND($H2<>””,$H2<TODAY(),$G2<>”ส่งแล้ว”,$G2<>”ยกเลิก”)

สูตรนี้ใช้ทำเครื่องหมายรายการที่เลยกำหนด แต่ยังไม่ได้เปลี่ยนสถานะเป็น “ส่งแล้ว” หรือ “ยกเลิก” หากตำแหน่งคอลัมน์ หรือชื่อสถานะต่างจากตัวอย่าง ต้องแก้สูตรให้ตรงกับตารางจริง และควรตรวจการตั้งค่าภูมิภาค เมื่อเครื่องหมายคั่นสูตรไม่ทำงาน

ขั้นตอนที่ 6 สร้างมุมมองสำหรับกรองงาน

เลือกหัวตารางแล้วเปิด ข้อมูล > สร้างมุมมองตัวกรอง จากนั้นตั้งมุมมองตามงานที่ต้องตรวจเป็นประจำ เช่น

ออเดอร์ที่ยังไม่ชำระเงิน
ออเดอร์ที่ต้องส่งวันนี้
ออเดอร์ที่เลยกำหนดส่ง
ออเดอร์ที่ส่งแล้วแต่ไม่มีเลขพัสดุ
งานที่แยกตามผู้รับผิดชอบ

Google เปิดเผยว่า ได้เพิ่มความเร็วในการคำนวณของ Google Sheets บน Chrome และ Microsoft Edge เป็นสองเท่า ครอบคลุมงานอย่างสูตร ตารางสรุป และการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข อย่างไรก็ตาม ความเร็วของไฟล์จริงยังขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูล สูตร และการเชื่อมโยงภายในไฟล์ (2024-06-26) [2]

ขั้นตอนที่ 7 แยกข้อมูลลูกค้าและกำหนดสิทธิ์เข้าถึง

พิจารณาว่าสมาชิกแต่ละคนต้องเห็น หรือแก้ไขข้อมูลใด โดยแบ่งข้อมูลได้ดังนี้

ข้อมูลการทำงาน: เลขออเดอร์ สินค้า สถานะ กำหนดส่ง และผู้รับผิดชอบ
ข้อมูลส่วนบุคคล: ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และหลักฐานการชำระเงิน
ข้อมูลทางการเงิน: ยอดชำระ ส่วนลด ค่าจัดส่ง และสถานะคืนเงิน
ข้อมูลภายใน: ต้นทุนสินค้า ปัญหาของออเดอร์ และหมายเหตุของทีม

Protected sheets and ranges ใช้จำกัดผู้ที่แก้ไขเซลล์ได้ แต่ไม่ได้ซ่อนข้อมูลจากผู้ที่มีสิทธิ์เปิดไฟล์ หากสมาชิกบางคนไม่ควรเห็นที่อยู่ หรือข้อมูลการชำระเงิน ควรแยกข้อมูลดังกล่าว ไปยังไฟล์ที่จำกัดผู้เข้าถึง ไม่ใช่เพียงซ่อนคอลัมน์ หรือป้องกันช่วงข้อมูล

ขั้นตอนที่ 8 ทดลองระบบก่อนใช้งานจริง

สร้างออเดอร์สมมติให้ครอบคลุมหลายสถานการณ์ เช่น รายการรอชำระ รายการต้องส่งวันนี้ รายการเลยกำหนด และรายการส่งแล้วแต่ยังไม่มีเลขพัสดุ จากนั้นทดลองกรอง ค้นหา แก้สถานะ และเปิดไฟล์ผ่านบัญชีของสมาชิกที่มีสิทธิ์ต่างกัน

ควรตรวจว่าทีมเข้าใจชื่อสถานะตรงกัน สูตรทำเครื่องหมายงานค้างถูกต้อง และผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องเปิดดูข้อมูลลูกค้าไม่ได้ หากพบว่าต้องถามหรือแก้ข้อมูลซ้ำ ควรปรับตารางและวิธีใช้งาน ก่อนนำออเดอร์จริงเข้าระบบ

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ตารางติดตามออเดอร์ใช้ยาก

ปัญหาที่พบบ่อย มักไม่ได้เกิดจากสูตรซับซ้อน แต่เกิดจากรูปแบบข้อมูลไม่สม่ำเสมอ เช่น

หนึ่งออเดอร์ถูกบันทึกซ้ำหลายแถวโดยไม่มีเหตุผล
สมาชิกพิมพ์ชื่อสถานะต่างกัน
ไม่กำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละรายการ
วันที่ถูกบันทึกหลายรูปแบบ
เปลี่ยนสถานะเป็นส่งแล้วโดยไม่ใส่เลขพัสดุ
ทุกคนแก้ไขสูตรและหัวตารางได้
เก็บข้อมูลลูกค้าเกินความจำเป็น
ซ่อนคอลัมน์แล้วเข้าใจว่าคนอื่นมองไม่เห็นข้อมูล

ควรมีคำอธิบายสั้น ๆ ว่าแต่ละคอลัมน์ใช้บันทึกอะไร ใครมีหน้าที่อัปเดต และต้องเปลี่ยนสถานะเมื่อใด แนวทางนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดได้มากกว่าการเพิ่มสูตรจำนวนมากโดยไม่มีข้อตกลงร่วมกัน

สรุป Google Sheets ติดตามออเดอร์พร้อมใช้เมื่อใด?

พร้อมใช้เมื่อแต่ละรายการมีเลขออเดอร์ไม่ซ้ำ สถานะ กำหนดส่ง และผู้รับผิดชอบชัดเจน สามารถกรองงานค้างได้ และจำกัดการเข้าถึงข้อมูลลูกค้าตามหน้าที่ ก่อนใช้งานจริง ควรทดลองด้วยข้อมูลสมมติ เพื่อตรวจสูตร ขั้นตอน และสิทธิ์ของสมาชิกทีม